A. Pengertian
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal
maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).
Komunikasi Organisasi juga dapat didefinisikan
sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang
merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari
unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya
dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi organisasi
mempunyai hubungan dengan satu atau lebih dimensi-dimensi struktur organisasi
(misalnya peranan, status, kompleksitas teknologi, pola-pola otoritas, dan
sebagainya). Adapun komunikasi dengan luar organisasi (external communication) ialah pertukaran pesan atau message dengan antara organisasi atau
masuknya arus informasi dari luar lingkungan ke dalam lingkungan organisasi.
Adapun komunikasi
organisasi dapat diartikan sebagai komunikasi antar pribadi atau kelompok yang
bersifat impersonal (atau komunikasi
yang terstruktur) yang dilakukan oleh pribadi atau kelompok/unit kerja dalam
satu organisasi.
Dari pengertian komunikasi organisasi di atas dapat disimpulkan
bahwa komunikasi organisasi adalah pertukaran, pengiriman, atau peneriman
pesan/message yang bersifat
terstruktur yang dilakukan oleh pribadi atau kelompok ataupun unit kerja dalam
satu organisasi, namun juga dapat dilakukan antar organisasi.
B.
Dimensi-dimensi
Komunikasi Organisasi
1. Komunikasi internal.
Komunikasi
internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota
organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara
pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berujud
komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa
merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media
nirmassa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari
atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan
dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan
memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll
kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran,
pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan.
b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu
komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada
manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam
organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar
pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu
organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya,
serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
2. Komunikasi eksternal.
Komunikasi
eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak
di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak
dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang
dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap
sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal
balik:
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak.
Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan
sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada
hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah
organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato
radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek
dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
C.
Faktor-faktor
yang Mempengaruhi Komunikasi Organisasi
Lesikar
menguraikan adanya empat faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi yaitu
meliputi :
1. Saluran komunikasi
formal. Merupakan cara komunikasi yang
didukung, dan mungkin dikendalikan oleh manajer. Contohnya adalah newsletter,
memo reguler, laporan, rapat staf, dan lain-lain.
2.
Struktur wewenang.
Perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi membantu menentukan siapa yang
akan berkomunikasi dengan enak kepada siapa. Selain itu, isi dan akurasi
komunikasi juga dipengaruhi oleh perbedaan wewenang.
3. Spesialisasi
pekerjaan. Biasanya akan mempermudah komunikasi
dalam kelompok yang berbeda-beda. Anggota suatu kelompok kerja biasanya
memiliki jagron, pandangan mengenai waktu, sasaran, tugas dan gaya pribadi yang
sama.
4. Kepemilikan informasi,
Setiap individu mempunyai informasi yang unik dan pengetahuan mengenai
pekerjaan mereka, yang merupakan semacam kekuasaan bagi individu-individu yang
memilikinya.
D.
Tipe-tipe
Komunikasi Organisasi
Menurut
Gibson et
al. (1997) terdapat tiga jenis komunikasi organisasi, yaitu :
komunikasi horizontal, komunikasi diagonal, dan komunikasi vertikal.
1.
Komunikasi
horizontal merupakan bentuk komunikasi secara mendatar dimana terjadi
pertukaran pesan secara menyamping dan dilakukan oleh dua pihak yang mempunyai
kedudukan sama, posisi sama, jabatan se-level, maupun eselon yang sama dalam
suatu organisasi. Menurut Daft (2003), komunikasi bentuk ini selain berguna
untuk menginformasikan juga untuk meminta dukungan dan mengkoordinasikan
aktivitas. Komunikasi horizontal diperlukan untuk menghemat waktu dan
memudahkan koordinasi sehingga mempercepat tindakan (Robbins, 2001). Kemudahan
koordinasi ini menurut Liaw (2006) disebabkan adanya tingkat, latar belakang
pengetahuan dan pengalaman yang relatif sama antara pihak-pihak yang
berkomunikasi, serta adanya struktur formal yang tidak ketat.
2.
Komunikasi
diagonal merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak kepada pihak
lain dalam posisi yang berbeda, dimana kedua pihak tidak berada pada jalur
struktur yang sama. Komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai
level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain.
Koontz et al. (1989) mengatakan bahwa komunikasi silang ini tidak
mengikuti hirarki organisasi tetapi memotong garis komando. Komunikasi ini
merupakan saluran komunikasi yang jarang digunakan dalam organisasi, namun
penting dalam situasi dimana anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif
melalui saluran lain. Penggunaan komunikasi ini selain untuk menanggapi
kebutuhan dinamika lingkungan organisasi yang rumit, juga mempersingkat waktu
dan memperkecil upaya yang dilakukan organisasi (Gibson et al., 1997).
3. Komunikasi
vertikal adalah komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam
organisasi. Robbins (2001) menjelaskan bahwa komunikasi vertikal adalah
komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu organisasi/kelompok ke
suatu tingkat yang lebih tinggi atau tingkat yang lebih rendah secara timbal
balik. Dalam lingkungan organisasi atau kelompok kerja, komunikasi antara
atasan dan bawahan menjadi kunci penting kelangsungan hidup suatu organisasi.
Bahkan menurut Stoner dan Freeman (1994), dua per tiga dari komunikasi yang
dilakukan dalam organisasi antara atasan dan bawahan berlangsung secara
vertikal, sehingga peran komunikasi vertikal sangat urgen dalam organisasi.
E.
Hambatan
dalam Berkomunikasi di Organisasi
Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi sering tidak efektif
dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut ini akan
dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi yang efektif tersebut, dengan
dikelompokkan sebagai 1) hambatan-hambatan organisasional, dan 2)
hambatan-hambatan antar pribadi.
Hambatan-hambatan
Organisasional
Ada
tiga hambatan organisasional, yaitu:
1.
Tingkatan hirarki.
Bila suatu organisasi
tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi.
Berita yang mengalir ke atas atau ke bawah tingkatan-tingkatan organisasi akan
melalui beberapa “filter”, dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya
sendiri. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah,
mengurangi, merubah, atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.
2.
Wewenang Manajerial
Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer
dapat mencapai tujuan dengan efektif. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak
dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat
membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi
dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam
kdudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan “leveling”
antara atasan dan bawahan.
3.
Spesialisasi
Meskipun spesialisasi
adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah
komunikasi, di mana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila
mereka bekerja saling berdekatan. Akibatnya dapat menghalangi perasaan
memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya
kesalahan-kesalahan.
DAFTAR PUSTAKA
Wiryanto,
2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: Grameia Wiiasarana
Indonesia.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar